Uitleg voor ondernemers
Je boekhouder verwerkt cijfers, maar ziet niet vanzelf wat er in je bedrijf gebeurt. Een aankoop met je privérekening, een contante betaling of een factuur die nog in je mailbox zit, kan ontbreken. Uitbesteden werkt daarom het beste met een vaste manier van verzamelen, aanleveren en terugkoppelen.
Welke verantwoordelijkheid houd je zelf?
Als ondernemer moet je een administratie bijhouden waaruit je rechten, verplichtingen en relevante belastinggegevens blijken. Een boekhouder inschakelen helpt bij de uitvoering; je moet nog steeds zorgen dat de informatie beschikbaar en controleerbaar is.
Leg vast wat de boekhouder doet en wat jij doet. Denk aan facturen versturen, betalingen controleren, btw-aangiften indienen en de uiteindelijke belasting betalen. Ga bij een pakketnaam zoals ‘complete boekhouding’ niet uit van taken die niet zijn afgesproken.
Wat verzamel je doorlopend?
- Inkoop- en verkoopfacturen, inclusief creditnota’s.
- Bonnen en een korte toelichting als het zakelijke doel niet duidelijk is.
- Bankgegevens van alle zakelijke rekeningen en betaalplatforms.
- Contante ontvangsten en uitgaven, als je met een kas werkt.
- Contracten, financieringsafspraken en documenten van grote aankopen.
- Zakelijke uitgaven die je privé hebt betaald en privébetalingen via de onderneming.
Bij verkopen via een platform zijn alleen de netto uitbetalingen vaak onvoldoende om de omzet, kosten en inhoudingen te begrijpen. Lever ook de bijbehorende overzichten aan.
Wat moet er op je facturen staan?
Controleer je factuursjabloon voordat je ermee begint. Voor een gewone btw-factuur horen daar onder meer de namen en adressen, factuurdatum, een uniek opeenvolgend nummer, je btw-identificatienummer en een duidelijke beschrijving van de prestatie bij. Ook bedragen en de toepasselijke btw moeten juist worden vermeld. In sommige situaties gelden aangepaste eisen. Er gelden officiële factuureisen.
Een bankbetaling laat zien dát er is betaald. De factuur of bon helpt verklaren waarvoor. Bewaar daarom beide waar dat van toepassing is.
Hoe vaak lever je aan?
Spreek een vast ritme af, bijvoorbeeld maandelijks, met een eerdere aanleverdatum dan de wettelijke aangiftedatum. Maak ook afspraken over hoe snel je reageert op vragen over ontbrekende stukken.
Controleer bij ieder aanlevermoment of alle rekeningen en maanden zijn meegenomen. Geef grote investeringen, buitenlandse transacties en veranderingen in je bedrijfsactiviteiten apart door. Zo kan je adviseur beoordelen of meer nodig is dan een gewone boeking.
Hoelang moet je de administratie bewaren?
De fiscale bewaartermijn is meestal zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en bepaalde regelingen binnen het eenloketsysteem geldt tien jaar. De termijn begint bovendien niet altijd meteen bij de datum op het document; een lopend contract kan langer actueel blijven.
Spreek af wie de bestanden bewaart en hoe je erbij kunt als je stopt met software of van adviseur wisselt. Bewaar bruikbare exports en controleer of bewijsstukken daarin meegaan.
Wat als je een achterstand hebt?
Maak eerst een lijst van de ontbrekende perioden en beschikbare bestanden. Begin met bankoverzichten en verzonden facturen, verzamel daarna de overige stukken. Geef openstaande aangiften en belastingbrieven direct door, zodat de urgentie duidelijk is.
Je hoeft de boekhouding niet eerst zelf perfect te maken. Vertel wel eerlijk wat ontbreekt. Dan kunnen jullie een volgorde afspreken en voorkomen dat dezelfde stukken meerdere keren worden uitgezocht.
Belastingadviseur
Persoonlijke hulp
Met Farshad een administratie die je kunt bijhouden
Een bruikbare administratie begint met afspraken die passen bij je bedrijf. Farshad Bashir kan je boekhouding verzorgen en met je afspreken hoe je stukken aanlevert en vragen afhandelt. Hij werkte eerder bij Taksgemak en helpt je nu vanuit zijn eigen praktijk. Ook als er een achterstand is, kun je beginnen met het delen van wat er al beschikbaar is.